top of page

Cheat Sheet - BoekhouderOnline

Haal het maximale uit onze samenwerking

met deze richtlijnen & tips

Overzicht van wat je hierna kan terugvinden

Prijzen en afspraken

Quarterly tasks

Monthly tasks

Weekly Tasks

Roadmap

Roadmap : waar vind je.....

  • In Yuki software wordt jouw volledige boekhouding gevoerd. Langs de kant van BoekhouderOnline is dit een heel compleet boekhoudpakket. 
Je hebt dankzij mij toegang tot de minimal licentie met daarin de mogelijkheid om documenten aan te leveren, vragen te beantwoorden en je archief te raadplegen. Bovendien kan je ook dit alles via de Yuki assistant app die je kan downloaden in de appstore of de play store op je smartphone of tablet.

  • Yuki is daarnaast ook een compleet ondernemerspakket met een offerte-en facturatiemodule, een financieel dashboard om je resultaat in detail te bekijken, extra gebruikers aanmaken en veel meer. Dit ondernemerspakket zit in Yuki bundels inbegrepen die je afhankelijk van het aantal documenten dat in jouw administratie zit , zelf als ondernemer kan aankopen en opvolgen. Meer informatie over de mogelijkheden en prijzen ervan vind je hier terug.

  • Wanneer je niet met OKIOKI als aanlevertool werkt is dit enige plaats waar je documenten aanlevert. Hoe je dat doet kan je hier nog eens uitgebreid nalezen.

  • link naar Yuki

Yuki

OkiOki

Afspraken Agenda

  • Om jouw boekhouding en fiscaal dossier zo optimaal mogelijk te kunnen begeleiden werk ik enkel op afspraak. Hierdoor heb ik écht de tijd voor jou om te luisteren naar wat je nodig hebt en te antwoorden op jouw vragen. Je hebt binnen jouw pakket de mogelijkheid tot 4 afspraken van +/- 45 minuten per kalenderjaar. Hierin gaan we de tussentijdse cijfers bekijken en samen met jouw plannen de puzzel leggen tot een zo optimaal mogelijke boekhouding.

  • Wil je dus alles uit onze samenwerking halen? Plan dan via mijn online agenda jouw update momenten in. De combinatie van dit overleg én jouw up to date boekhouding helpt jou verder stappen te zetten.

  • link naar mijn online agenda

Telefoon

  • Ik ben telefonisch bereikbaar op 0474 52 72 30 op maandag, dinsdag, donderdag en vrijdag en dit bij voorkeur tussen 9-12 of 13-16 u.

  • Op woensdagen ben ik niet bereikbaar.

  • Uiteraard staat mijn telefoon even op stil tijdens calls of afspraken. Wil je dan teruggebeld worden? Spreek dat dan zeker ook in op het antwoordapparaat.

  • De moderne manier van communiceren via whats'app of DM berichtjes in Instagram zijn uiteraard niet meer weg te denken uit onze manier van contact leggen.

  • Deze berichtjes krijgen echter geen voorrang op de vragen via email en zullen waar mogelijk ook altijd ook via mail nog eens bevestigd worden. Op deze manier blijft alle communicatie over jouw ondernemer ook mooi gecentraliseerd binnen mijn opvolgingssysteem.

Appjes en berichten

Jaarlijkse planning

  • Elk jaar dient er van jouw onderneming ook het resultaat vastgelegd te worden in een resultatenrekening en aangifte personenbelasting (voor eenmans/vrouwszaken) en in een balans en aangifte vennootschapsbelasting (voor vennootschappen).

  • De deadlines voor het indienen van deze cijfers liggen meestal in het najaar maar de voorbereiding start al vanaf februari. Om te vermijden dat er in september/oktober een bottleneck van werk op me wacht vraag ik je dan ook met nadruk om de deadlines om alles aan te leveren zoals ik ze in mijn mails zal aangeven te respecteren zodat ik mijn planning nauw kan blijven volgen.

AnsPhotography_2022_business_CindyCollier__Z2A1788.jpg

Weekly tasks

Het is geen verrassing wanneer ik hier even ga hameren op een up-to-date boekhouding.
Niet alleen geef je mij op die manier de juiste informatie om bijvoorbeeld een inschatting van jouw belastingen te maken of jouw sociale bijdragen bij te sturen, je hebt zelf ook minder werk aan jouw boekhouding als je die altijd up to date houdt.
Ik maak graag het vergelijk met het sorteren van gewassen sokken.

Stel nu dat je die na elke wasbeurt gewoon in een grote wasmand gooit en in december, als jij of je huisgenoten echt met koude voeten gaan smeken om een gewassen paar sokken die hele mand uitkiepert op de grond en bij elke sok het passende tweelingbroertje gaat zoeken. Daar zal je uren mee zoet zijn.


Als je nu gewoon na elke wasbeurt de pakweg zeven paren netjes terug samenvouwt, duurt het niet alleen helemaal niet zo lang . Je krijgt het bovendien geen vragen over en de overvolle mand zal je niet elke keer afschrikken als je nog maar in de buurt van je wasmachine komt.

socks.jpeg

 

Wel met een boekhouding is het eigenlijk niet zo verschillend. Als je systematisch elke factuur en elk bonnetje dat er in thuishoort meteen of minstens wekelijks ook op zijn plaats zet, is het 'bijwerken' van je boekhouding een fluitje van een cent.

Daarom geef ik je hier nog eens even mee wat eigenlijk jouw wekelijks administratieve taken zijn om te zorgen dat jouw boekhouding altijd bijgewerkt is.

Bonnetjes

  • een parkeerbonnetje of restaurantbonnetje is ideaal om meteen via je smartphone te fotograferen en op te laden de app.

  • een bancontactbonnetje is hierbij geen geldig bewijs voor de boekhouding. Het ticket moet zowel de naam van de leverancier bevatten als een detail van wat je kocht.

  • wanneer de aankoop op basis van het bonnetje niet voldoende informatie geeft voor BoekhouderOnline om de kostencategorie te herkennen, geef je zelf die informatie mee in de app

Aankoop- facturen in de boekhouding

  • Facturen die je via mail ontvangt , stuur je meteen door naar jouw unieke emailadres van de boekhouding of zet je in de gekoppelde dropbox of drive map.

  • Je kan de facturen ook manueel opladen in Yuki of OkiOki.

  • Deze factuur moet een PDF formaat hebben.

  • Elke PDF mag slechts 1 factuur bevatten.

  • Een bancontact betaalbewijsje is geen factuur.

  • Wanneer je een papieren factuur niet via een scanner gaat digitaliseren maar via jouw smartphone fotografeert, zorg er dan voor dat de foto bij helder licht wordt gemaakt en controleer of de foto duidelijk genoeg alle gegevens van de factuur bevat. Deze foto wordt namelijk het bewijs bij een eventuele controle dus we mogen absoluut niet gaan raden naar wat je hebt gefotografeerd.

  • Yuki gebruiker: Via de aandachtspunten in Yuki krijg je een extra overzicht van de aankopen waar nog geen document werd voor aangeleverd of de betalingen die nog niet gekoppeld konden worden aan een document. Overloop deze wekelijks, lever de documenten aan of laat via het potloodje achteraan een transacties weten waarom je er (nog) geen document voor kan aanleveren.

  • OkiOki gebruiker: overloop jouw TO DO lijstje en bezorg de ontbrekende facturen of laat via de opmerking weten waarom er geen document volgt. Via deze pagina kan je over OkiOki ook nog even wat meer informatie vinden.

Betalingen

  • YUKI-gebruikers Nu je de facturen toch aan het behandelen bent , plan meteen ook de betalingen in via je bank. Gebruik de memodatum als de factuur nog niet meteen betaald moet worden. Als je dit systematisch doet bij elke factuur die je doorstuurt naar Yuki, dan hoef je je ook geen zorgen te maken dat je een factuur zou missen te betalen.

  • OkiOKi -gebruikers :Wanneer je met OkiOki als aanlevertool werkt, dan kan je vanuit jouw dashboard makkelijk jouw facturen gaan betalen met de QR code en snoozen tot net voor de betaaldatum. Op die manier zal je bij jouw wekelijks administratie momentje makkelijk alle facturen betalen Je kan bij het betalen met de QR code ook makkelijk een memodatum instellen.

AnsPhotography_2022_business_CindyCollier__Z2A1716.jpg

Montly tasks

Zelf heb ik elke week een vrij uitgebreid administratiemoment.

Voor mij als kenniswerker is het natuurlijk niet zo moeilijk om dat in te plannen omdat het grootste deel van mijn tijd ik aan mijn computer aan het werk ben. Misschien is dat voor jou als coach, (tuin) aannemer, fotograaf,... minder evident. Daarom plan je naast de wekelijkse taken die je eigenlijk vrij snel kan uitvoeren ook maandelijks een iets uitgebreider update moment in om een aantal grotere taken van je administratie te doen.

Eigen verkoopfacturen

  • Wanneer manueel verkoopfacturen gaat opmaken doe je dat uiterlijk de 15e van de maand die volgt op de verkoop. Dit is een wettelijke verplichting.

  • Verkoopfacturen maak je bij voorkeur op in een facturatietool zoals Yuki, OkiOki, factuursturen, Teamleader, Plug&Pay.

  • Verkopen via een webshop koppelen we aan Yuki zodat deze automatisch na elke bestelling in Yuki binnenkomen. Aan deze koppeling is een licentiekost verbonden maar die weegt niet op tegen de tijdsbesparing die je hebt om niet manueel elke factuur uit je webshop te moeten gaan downloaden.

  • Facturen in Word of excel opmaken kan je beter vermijden. Er gebeurt te vaak een fout in de berekening, een dubbele nummering of een foutieve BTW melding. Een facturatietool hoeft trouwens helemaal niet veel te kosten.

Visa & Mastercard

  • Maak je gebruik van een zakelijke mastercard of visakaart dan ontvang je daarvan een uitgavenstaat. Deze komt nog niet automatisch mee met de Codabestanden voor de meeste banken.

  • Yuki gebruikers: bezorg de , bijvoorkeur digitale, uitgavenstaat in Yuki elke maand

  • OkiOki gebruikers: bezorg de uitgavenstaat in OkiOki. OkiOki leest zelf alle transacties af van de uitgavenstaat en zal deze in jouw TODO lijstje toevoegen. Hiervoor is het belangrijk dat je zeker altijd alle pagina's aanlevert van de uitgavenstaat én dat deze uiteraard bij het inscannen van een papierenversie duidelijk leesbaar zijn.

Betalingen nakijken

  • Werden jouw verkoopfacturen allemaal intussen betaald?

  • Stuur waar nodig een herinnering naar je klant.

  • Is de betaling ver over vervaldatum ? Bel je klant dan op om te horen waar het misloopt.

Paypal

  • Gebruik je paypal gekoppeld aan jouw zakelijke bankrekening? 
Er zijn twee opties:

    • je deelt veilig je logingegevens met BoekhouderOnline en maakt een extra inlogtelefoonnummer bij Paypal met het GSM nummer 0474 527230 zodat ik veilig elke maand het rapport van de transacties uit Paypal kan ophalen.

    • je bezorgt zelf elke maand het overzicht van de transacties zoals hier beschreven.

AnsPhotography_2022_business_CindyCollier__Z2A1781.jpg

Quarterly tasks

Een goede samenwerking bestaat voor een groot deel ook uit goede communicatie. Ik wil in de toekomst jou nog beter kunnen begeleiden door ook meer inkijk te krijgen in waar je mee bezig bent en waar je eventueel in vastloopt.

Daarom moedig ik je aan om gebruik te maken van de mogelijkheden om een call in te plannen en even (kort) een update te geven en te krijgen.

Verder zijn er een aantal taken die ik zelf ook elk kwartaal uitvoer zoals het screenen van mijn uitgaven. 

Call inplannen

  • Wil je optimaal gebruik maken van onze samenwerking? 
Gebruik dan de mogelijkheid om elke 3 maanden even met elkaar in te tunen.

  • Hoe bereid je je voor op een afspraak?
Uiteraard dient je boekhouding helemaal up to date te zijn. Wanneer je de wekelijkse en maandelijkse taken netjes opvolgt hoef je dus niet in een kramp te schieten en de avond voor een afspraak nog 3 maanden boekhouding te gaan bezorgen. Die kan BoekhouderOnline ook onmogelijk nog verwerken voor de afspraak. 
Bij het inplannen van de afspraak geef je via de boekingstool al even door waarover je het graag wil hebben. Je mag ook vooraf ( met een marge van 3 werkdagen) ook nog je bijkomende vragen doorgeven via cindy@boekhouderonline.be . Het is altijd fijn als ik deze vragen even vooraf heb kunnen overlopen en waar nodig eventueel bijkomende wetgeving heb kunnen nalezen om je tijdens de afspraak al een antwoord op de vraag te kunnen geven.

  • Hoe plan je een afspraak in?
Je gaat heel eenvoudig naar deze link en zoekt een geschikt moment uit. 
Ik batch mijn afspraken op 'afspraakdagen' zodat er daarnaast ook ruimte is om de informatie daaruit te verwerken. Je krijgt zelf een bevestigingsmail van de afspraak waarmee je deze ook in je digitale agenda kan noteren en je krijgt een herinneringsmail zodat je de afspraak zelf niet vergeet.

Vragen in Yuki

  • Wanneer een aangeleverd document in Yuki of OkiOki onvoldoende duidelijkheid biedt voor BoekhouderOnline om te verwerken zal daar via Yuki een vraag over gesteld worden. Je ontvangt op het emailadres waarmee je inlogt in Yuki een mailtje dat er een vraag voor je klaar staat. Als je daar niet meteen op kunt antwoorden, maak dan zeker in je kwartaal-administratiemoment de tijd om in Yuki zelf naar de vragen te gaan en deze te overlopen. Als een vraag helemaal afgehandeld is, of je hebt enkel nog een antwoord van mij gekregen, dien je die alsnog even met OK of duidelijk zo te beantwoorden zodat ze langs mijn kant dan op 'afgehandeld' kan worden gezet.

Doorrekenen kosten (vennoot-schappen)

  • Werk je vanuit een vennootschap en betaal je privé een aantal zaken die ook door de vennootschap worden gebruikt zoals internet, telefoon, nutsvoorzieningen? Dan reken je die elk kwartaal door volgens de richtlijnen die we hebben besproken. Je ontvangt hiervoor nog een aparte herinneringsmail van me net na de afloop van elk kwartaal.

Screen je uitgevan

  • Check wat er van je rekening is gegaan, vooral de automatische inningen en de uitgaven via paypal en de visa of mastercard.

  • Privé uitgaven horen niet thuis in de boekhouding en dus ook niet via de zakelijke rekening. Het geeft jou én BoekhouderOnline alleen maar extra werd om telkens te melden dat het een privé betaling is geweest, dus betaal al jouw privé uitgaven via je privé bankrekening.

  • Lopen er nog licenties die je niet meer gebruikt? Dan is dit het ideaal moment om deze stop te zetten.

AnsPhotography_2022_business_CindyCollier__Z2A1781.jpg

(Prijs) afspraken

Je betaalt bij BoekhouderOnline een vast maandbedrag waarin alle hulp die ik jou kan bieden in het kader van de boekhouding van jouw onderneming zit inbegrepen.

Je betaalt dus niet per mailtje of telefoontje of per gewerkte minuut aan mij.

Er zijn echter wel een aantal zaken die ik de afgelopen jaren vaak ook gauw meenam in mijn aangeboden diensten binnen het pakket en niet echt courante taken waren binnen de boekhouding die ik vanaf 1/1/2023 afzonderlijk ga aanrekenen omdat die extra tijd in beslag nemen of extra expertise die ik uiteraard ook betaal.

Wanneer je daarop beroep wil doen, zal ik je dit ook even vooraf melden en je deze dienst laten betalen via een voorafgaande factuur.

Op die manier is het voor ons beiden helder dat deze dienst niet begrepen zit in het reeds ruimte pakket.

Inbegrepen diensten

  • dagelijks verwerken van de banktransacties

  • dagelijks verwerken van de aankopen - en verkopen

  • driemaandelijkse tussentijdse cijfers met nazicht van de belastingen en/of sociale bijdragen

  • driemaandelijks call van +/- 45 minuten

  • jaarlijkse resultaat en belastingaangifte

  • vragen over de lopende onderneming via email

  • basis licentie Yuki

  • basis licentie OkiOki

  • ophalen en verwerken van de Mollie transacties

  • ophalen en verwerken van Paypal transacties

  • ophalen van facturen bij platformen zoals The Ankerstore, ...

  • courante vragen via mail over boekhouding, administratie, belastingen,...

Extra diensten

  • adreswijzigingen melden bij KBO , BTW en eventueel publicaties in het Belgisch Staatsblad (dit laatste is een verplichting bij vennootschappen)

  • opmaken en nalezen van contracten en/of algemene voorwaarden

  • voorbereiding of ondersteuning bij het opmaken van een investeringsdossier

  • voorbereiding of ondersteuning bij het opmaken van een financieel plan

  • opmaken of nalezen van huurcontracten

  • registratie van huurcontracten

  • aanvraag van ondersteuningsmaatregelen inzake Corona, energiecrisis,...

  • ondersteuning bij oprichting van een vennootschap

  • hulp bij opzet van een budgetbeheer

  • analyse van aankoop wagen in het kader van de gewijzigde autofiscaliteit

  • Statbel aangifte

  • Vraag om inlichtingen van de fiscus

  • Fiscale controle

bottom of page